Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

Deze verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) hoort bij de algemene voorwaarden van Claviforge B.V., Danzigerkade 78, 1013 AP Amsterdam, KvK 85363453, btw NL879466819B01, vertegenwoordigd door Maarten de Vries (hierna: de verwerker of Claviforge).

De wederpartij is de zakelijke opdrachtgever die een schriftelijke opdracht of bevestigde offerte aanvaardt waarin persoonsgegevens van anderen dan de opdrachtgever zelf worden verwerkt (hierna: de verwerkingsverantwoordelijke). Betaaltermijn tussen bedrijven is 14 dagen, zoals in de voorwaarden. Deze pagina is de standaardset; een getekende bijlage kan een punt aanscherpen, niet verzwakken waar de AVG dwingend is.

De Nederlandse versie is leidend. Engels is een informatieve vertaling.

2. Wanneer deze overeenkomst geldt

Zij geldt wanneer de opdrachtgever ons inschakelt om persoonsgegevens van derden te verwerken, bijvoorbeeld:

• gasten of presentatoren tijdens Podcastopname;
• inzingers, sessiemuzikanten of voice-overtalenten tijdens Zang- en instrumentopnames;
• herkenbare stemmen in bestanden die we krijgen voor Mixing of Mastering;
• deelnemers aan een try-out in de Repetitieruimte, als de opdrachtgever die opname laat maken.

Boekt een artiest of podcaster voor zichzelf, dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke tegenover die persoon. Dan geldt de privacyverklaring, niet deze verwerkersrol. De studio heeft 3 ruimtes en laat maximaal 6 gasten per sessie toe; de opdrachtgever zorgt dat die mensen weten dat er wordt opgenomen.

3. Onderwerp, aard, doel en duur

Onderwerp. Technische opname, bewerking, mix, master of repetitieondersteuning, plus tijdelijke opslag van de werksessies tot levering.

Aard en doel. Geluidsvastlegging, bewerking en export in de formaten die de opdracht bevestigt. Geen publicatie door Claviforge, geen marketinglijst, geen training van een model.

Duur. Vanaf de bevestigde boeking tot wissing of teruggave na de archieftermijn van 24 maanden na de laatste sessiedag, of eerder op schriftelijk verzoek, plus de periode die de wet voor onze eigen administratie eist (facturen: zeven jaar).

Prijzen van de onderliggende dienst, bijvoorbeeld € 78 per uur podcast of € 185 per mixtrack (inclusief 21 % btw), staan in de offerte. Zij wijzigen niets aan de verwerkersplichten.

4. Categorieën betrokkenen en gegevens

Bijzondere categorieën (gezondheid, politieke opvatting, geloof) horen niet in de briefing. Zit zulke inhoud onvermijdelijk in het gesprek, dan blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor de grondslag tegenover die gasten. Wij vragen er niet om en indexeren het niet.

5. Instructies

Wij verwerken alleen in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke en volgens diens gedocumenteerde instructies, plus wat de AVG en Nederlands recht verplichten. Twijfelen we of een instructie rechtmatig is, dan zeggen we dat vóór we haar uitvoeren. Publicatie, stems versturen naar een derde label, of een extra revisionronde boven de 2 vastgelegde rondes gebeurt alleen na een duidelijke opdracht. Een mondelinge wens in de control room bevestigen we per e-mail als hij de verwerking wijzigt.

6. Vertrouwelijkheid

Toegang tot sessiebestanden hebben Maarten de Vries, Fleur Bakker en Jonas Meijer, ieder voor het eigen vak. Zij zijn tot geheimhouding verplicht. We spelen geen take af voor anderen, zetten geen fragment op een showreel en noemen geen gastnaam op de site zonder schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke (en, waar nodig, van de gast). Werksessies staan niet op een openbare map.

7. Beveiliging

Overeenkomstig artikel 32 AVG treffen we passende technische en organisatorische maatregelen: HTTPS voor de site, individuele accounts, sterke wachtwoorden, versleutelde werkschijven, een afgesloten pand buiten di–vr 10–20, za 11–18, en wissing na de archieftermijn. De live room (42 m²) en de 2 booths zijn tijdens een boeking voor die sessie gereserveerd; we laten geen tweede productie meeluisteren. Een restrisico blijft bestaan bij ieder pad over het internet; de opdrachtgever kiest zelf hoe stems worden aangeleverd.

8. Subverwerkers

De opdrachtgever geeft algemene schriftelijke toestemming voor de volgende subverwerkers, voor zover zij bij deze verwerking betrokken zijn:

• TransIP B.V., Vondellaan 47, 2332 AA Leiden, the Netherlands, transip.nl — hosting en opslag in Nederland;
• onze boekhouder — alleen factuurregels van de opdrachtgever, niet de audio van gasten.

FormSubmit verwerkt berichten van ons eigen contactformulier, waarin de opdrachtgever zelf contactgegevens typet. Dat is geen subverwerking van gastopnames. Zetten we een nieuwe subverwerker in die wél gastgegevens ziet, dan zeggen we dat vooraf. Bezwaar binnen veertien dagen behandelen we ernstig; zonder redelijk alternatief kan de opdracht stoppen zonder extra studiohuur over nog niet gedraaide uren.

9. Doorgifte buiten de EER

Gastopnames en werksessies bewaren we bij TransIP B.V. in de Unie. We sturen die bestanden niet naar FormSubmit en niet naar een Amerikaans platform, tenzij de opdrachtgever dat kanaal zelf kiest en ons dat schriftelijk opdraagt. Kiest de opdrachtgever een transferdienst buiten de EER, dan is die keuze een instructie van de verwerkingsverantwoordelijke, die zelf voor een geldige doorgiftegrondslag zorgt.

10. Bijstand

We helpen de verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen (inzage, wissing, beperking), bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling als de aard van de productie dat vraagt, en bij contact met de Autoriteit Persoonsgegevens. We antwoorden de opdrachtgever binnen 2 werkdagen, zodat die de wettelijke maandtermijn kan halen. Verzoeken van een gast sturen we door naar de opdrachtgever, tenzij de wet ons verplicht zelf te handelen.

11. Inbreuken

Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens die onder deze overeenkomst vallen, dan waarschuwen we de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en in ieder geval binnen 48 uur nadat wij de inbreuk vaststelden. We geven de aard van het incident, de betrokken categorieën, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die we al namen. De opdrachtgever beoordeelt of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de gasten nodig is. Onze eigen verantwoordelijkheden als studio blijven staan, zie artikel 8 van de privacyverklaring.

12. Teruggave, wissing en audits

Na afloop van de opdracht leveren we de afgesproken bestanden en wissen we de werksessies na 24 maanden, of eerder op verzoek, behalve wat we wettelijk moeten bewaren (factuuradministratie). Op schriftelijk verzoek bevestigen we de wissing. De opdrachtgever mag, met redelijke aankondiging en hoogstens eenmaal per twaalf maanden, vragen om een schriftelijke toelichting op onze maatregelen of — als die toelichting niet volstaat — een audit op locatie tijdens di–vr 10–20, za 11–18, zonder sessies van anderen te verstoren. Kosten van een externe auditor draagt de opdrachtgever, tenzij de audit een ernstig tekort aantoont dat wij hadden moeten voorkomen.

13. Aansprakelijkheid, recht en slot

Ieder blijft aansprakelijk voor de eigen AVG-rol. Wij zijn niet aansprakelijk voor instructies van de opdrachtgever die onrechtmatig blijken, noch voor publicatie die de opdrachtgever zelf doet. Nederlands recht geldt. Geschillen over deze verwerkersrol horen bij de bevoegde rechter in Amsterdam, onverminderd dwingend recht.

Ingangsdatum: 1 oktober 2026. Laatste controle: 1 oktober 2026. Vragen: [email protected] of contact. Zie ook juridische informatie en mastering en rechten als je wilt weten wat er wél bij de opdrachtgever blijft liggen aan exploitatierechten.